Onboarding-checklist
De checklist is een interactief takenbord per gebouw voor de opstart van een VME-dossier: van de overname van het dossier tot de eerste algemene vergadering. Je maakt ze aan vanuit een template die het platform beheert, en volgt daarna per item de status, de verantwoordelijke en de vervaldatum op. Bovenaan zie je hoe ver je staat.
Waar vind je het
Menu Gebouw › Checklist. Elke rol ziet de pagina: Super Admin, Syndicus, RVME en Eigenaar. Alleen Super Admin en Syndicus kunnen items aanmaken, wijzigen of verwijderen; de andere rollen zien een alleen-lezen versie. De checklist hoort bij het gebouw dat bovenaan de zijbalk geselecteerd is.
Checklist aanmaken
Een nieuw gebouw heeft nog geen checklist. Je ziet dan de melding Nog geen checklist met de uitleg dat je er een kunt aanmaken op basis van de standaardtemplate.
- Klik op de knop onder de melding (alleen zichtbaar voor beheerders).
- SyndiFlow neemt de actieve standaardtemplate (of, als die er niet is, de eerste actieve template) en kopieert alle items naar je gebouw, met status Open.
- Je krijgt de bevestiging Checklist aangemaakt met de naam van de gebruikte template.
Met de standaardtemplate VME 50-punten checklist krijg je twee groepen: DOSSIEROVERNAME (het dossier van de vorige beheerder overnemen, basisakte opvragen, contactgegevens van de mede-eigenaars verzamelen, het gebouw in SyndiFlow zetten) en OPSTARTVERGADERING (quotiteiten en eigenaars ingeven, verdeelsleutel, locatie en uitnodiging van de algemene vergadering, aangetekende zendingen, sms-herinnering).
Let op: de checklist wordt niet automatisch aangemaakt bij een nieuw gebouw; je doet dit zelf met de knop. Per gebouw is er één checklist. Verschijnt de melding Geen checklist template gevonden, vraag dan aan Fades Management om een template te activeren. Templates worden beheerd onder Checklist-templates.
Het bord
De items zijn gegroepeerd per thema. Elke groep is een inklapbare sectie met een teller klaar/totaal en een percentage. Helemaal bovenaan staat de voortgangsbalk van de hele checklist: x / y items en het percentage.
Per item zie je een vinkje, de titel, de beschrijving en de opvolgvelden hieronder. Alles wat je wijzigt, wordt meteen opgeslagen; er is geen knop Opslaan.
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Vinkje | – | Aanvinken zet het item op Klaar en vult de datum van afwerking in; uitvinken zet het terug op Open. |
| Status | – | Open, Bezig of Klaar. Handig om aan te geven dat je aan iets bezig bent zonder het al af te vinken. |
| Toegewezen aan | Nee | Een gebruiker van het gebouw, of -- Niet toegewezen --. |
| Vervaldatum | Nee | De datum waartegen het item klaar moet zijn. |
| Notities | Nee | Vrije tekst, bijvoorbeeld wie je gecontacteerd hebt of waar een document staat. |
Statussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Open (oranje, klok) | Nog niet gestart. Standaard bij het aanmaken. |
| Bezig (blauw, pijl) | In uitvoering. |
| Klaar (groen, vinkje) | Afgewerkt; telt mee in de voortgang. |
Items toevoegen en verwijderen
De template is een startpunt; je past de lijst aan naar jouw dossier.
- Item toevoegen: onderaan elke groep staat de knop Item toevoegen. Typ de titel in het veld Beschrijf het nieuwe item... en klik op Toevoegen (of Annuleren). Het item komt achteraan de groep met status Open. Een lege titel wordt niet bewaard.
- Verwijderen: klik bij het item op Verwijderen en bevestig. Dit is definitief.
Wijzigingen aan de template door het platform hebben geen invloed op checklists die al aangemaakt zijn: jouw checklist is een eigen kopie.
Zichtbaar voor eigenaars
In de kop van het bord staat voor beheerders het vinkje Zichtbaar voor eigenaars. Eigenaars en RVME-leden zien de checklist in alleen-lezen modus, met per item de statusbadge en de vervaldatum, maar zonder notities of toewijzingen te kunnen wijzigen.
Let op: in de huidige versie zien eigenaars en RVME-leden de checklist altijd in alleen-lezen modus, ongeacht de stand van het vinkje Zichtbaar voor eigenaars. Zet dus geen vertrouwelijke informatie in titels of beschrijvingen van items; gebruik daarvoor bij voorkeur een ticket met interne notitie.
Veelgestelde vragen
Kan ik een andere template kiezen of opnieuw beginnen? Nee. Per gebouw laadt SyndiFlow altijd de eerste checklist. Wil je de lijst herschikken, verwijder dan items en voeg nieuwe toe.
Waarom heet de template "50-punten" terwijl ik zestien items zie? De standaardtemplate bevat momenteel zestien items in twee groepen. De naam verwijst naar de bredere werkwijze; je vult de lijst aan met wat jouw dossier vraagt.
Wie ziet aan wie een item toegewezen is? Alleen beheerders zien de toewijzing en de notities. Eigenaars zien enkel status en vervaldatum.
Tip: gebruik de checklist ook na de opstart. Voeg een groep aan met terugkerende taken (bijvoorbeeld de jaarlijkse algemene vergadering) door items met een duidelijke titel toe te voegen aan een bestaande groep.