Checklist-templates
Checklist-templates zijn herbruikbare onboarding-lijsten die een syndicus in één klik kopieert naar zijn gebouw. Als platformbeheerder bepaal je hier welke groepen en items zo'n lijst bevat en welke template de standaard is. Elk gebouw krijgt daarna een eigen kopie die de syndicus vrij kan aanpassen; de template zelf blijft ongewijzigd.
Waar vind je het
Menu Platform › Checklist Templates. Alleen de Super Admin. Templates zijn platformbreed en gelden voor alle gebouwen. Hoe de syndicus de checklist gebruikt, lees je in Onboarding-checklist.
De lijst
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Naam | Naam van de template. Doorzoekbaar en sorteerbaar. |
| Items | Aantal items in de template. |
| Standaard | Of dit de standaardtemplate is. |
| Actief | Of de template gebruikt kan worden. |
| Volgorde | Sorteervolgorde. |
| Bijgewerkt | Laatste wijziging, relatief. |
Per rij: Bewerken en Verwijderen. Bulkactie: Verwijderen. Rechtsboven: Nieuw.
Welke template een gebouw krijgt
Wanneer een syndicus in zijn gebouw op de knop klikt om een checklist aan te maken, neemt SyndiFlow de actieve standaardtemplate. Is er geen standaard, dan de eerste actieve template. Is er geen enkele actieve template, dan ziet de syndicus Geen checklist template gevonden — "Vraag een beheerder om eerst een checklist template aan te maken."
Let op: de helptekst bij Standaard template zegt dat ze "automatisch toegepast wordt bij nieuwe gebouwen". In de huidige versie gebeurt dat niet vanzelf: de syndicus maakt de checklist zelf aan met de knop op de pagina Gebouw › Checklist. Hou dus altijd precies één actieve standaardtemplate klaar.
Een template aanmaken of bewerken
Sectie Algemeen
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Naam | Ja | Bv. "VME 50-punten checklist". De syndicus ziet deze naam in de bevestiging bij het aanmaken. |
| Sorteervolgorde | Nee | Bepaalt de volgorde in de lijst (laag = eerst). Standaard 0. |
| Beschrijving | Nee | Korte toelichting; wordt mee gekopieerd naar de checklist van het gebouw. |
| Standaard template | – | Zet aan bij de template die nieuwe gebouwen moeten gebruiken. Zet ze bij de andere templates uit. |
| Actief | – | Uit: de template wordt niet meer gebruikt, maar bestaande gebouw-checklists blijven bestaan. |
Sectie Checklist items
Voeg per item een blok toe. Je kunt items slepen om ze te herordenen, inklappen om overzicht te houden en klonen om snel gelijkaardige items te maken. Elk blok toont als label "GROEP — Titel".
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Groep | Ja | De naam van de groep waarin het item hoort. Het veld stelt DOSSIEROVERNAME, OPSTARTVERGADERING, FINANCIEEL, TECHNISCH en ADMINISTRATIEF voor, maar je mag een eigen naam typen. Items met dezelfde groepsnaam komen samen in één inklapbare sectie. |
| Titel | Ja | De taak, kort en concreet, bv. "Basisakte opvragen bij de notaris". |
| Beschrijving | Nee | Extra uitleg, bv. welk sjabloon te gebruiken of wie te contacteren. |
| Volgorde | Nee | Volgorde binnen de groep. |
Tip: schrijf groepsnamen consequent in hoofdletters en gebruik dezelfde spelling voor alle items van een groep. "Financieel" en "FINANCIEEL" worden als twee verschillende groepen getoond.
De standaardtemplate
Bij de installatie wordt de template VME 50-punten checklist aangemaakt (beschrijving "Standaard onboarding checklist voor nieuwe VME-gebouwen", standaard en actief). Ze bevat zestien items in twee groepen:
- DOSSIEROVERNAME: sjabloon "overdracht beheer" aanvullen en ontbrekende documenten opvragen; contactgegevens van de mede-eigenaars verzamelen; basisakte opvragen bij mede-eigenaars of notaris; templatemap "Nieuwe VME" aanmaken op de server; dossier digitaliseren en nakijken; gebouw toevoegen in SyndiFlow.
- OPSTARTVERGADERING: entiteiten ingeven volgens de quotiteiten van de basisakte; mede-eigenaars en doorstuurregels ingeven; verdeelsleutel van de basisakte aanmaken; vergaderlocatie of digitale organisatie kiezen; e-mail "Reserveer deze datum"; agendapunten en stemmingsbestand voorbereiden; uitnodiging AV via mail, aangetekend en gewone post; bijlagen (productfiche, prijsofferte, praktische gids, volmachtformulier); aangetekende zending en doorfacturatie; sms-groep en sms-herinnering drie dagen vóór de AV.
Pas deze lijst gerust aan je eigen werkwijze aan. Bij een herinstallatie van de standaardgegevens worden de items van deze template opnieuw aangemaakt; eigen templates blijven onaangeroerd.
Wat een wijziging aan een template doet
Niets voor bestaande gebouwen. Een gebouw-checklist is een kopie op het moment van aanmaken. Voeg je later items toe aan de template, dan krijgen alleen gebouwen die daarna hun checklist aanmaken die items. Bestaande gebouwen voegen ze zelf toe met Item toevoegen op hun checklist.
Verwijderen
Verwijderen haalt de template en haar items weg. Bestaande gebouw-checklists blijven bestaan. Verwijder je de laatste actieve template, dan kunnen nieuwe gebouwen geen checklist meer aanmaken tot je een nieuwe activeert. Zet een template liever op niet-Actief.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere templates aanbieden en de syndicus laten kiezen? Nee. De syndicus krijgt altijd de standaardtemplate (of de eerste actieve). Wil je een andere lijst voor een specifiek gebouw, wissel dan tijdelijk de standaard, laat het gebouw zijn checklist aanmaken en zet de standaard terug.
Zien eigenaars de items van de template? Ze zien de checklist van hun gebouw in alleen-lezen modus, met titel, beschrijving, status en vervaldatum. Zet dus geen interne informatie in titels of beschrijvingen.