Tickets (vragen en meldingen)
Tickets zijn het berichtensysteem tussen de mede-eigenaars en de syndicus van een gebouw. Een eigenaar opent een ticket om een vraag te stellen of een defect te melden; de syndicus antwoordt, voegt eventueel een interne notitie toe en sluit het ticket als het afgehandeld is. Elke stap wordt bewaard, zodat je later altijd kunt terugvinden wie wat wanneer zei.
Waar vind je het
Menu Communicatie › Tickets. Alle rollen hebben toegang, maar zien niet hetzelfde:
- Super Admin en Syndicus zien alle tickets van het gebouw en kunnen ze sluiten en heropenen.
- Eigenaar en RVME zien alleen de tickets die ze zelf aangemaakt hebben, en kunnen antwoorden.
De lijst
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| # | Het ticketnummer. |
| Onderwerp | Doorzoekbaar, afgekapt op 50 tekens. |
| Aangemaakt door | De persoon die het ticket opende. |
| Status | Open, Beantwoord of Gesloten. |
| Prioriteit | Laag, Normaal, Hoog of Dringend. |
| Categorie | Algemeen, Onderhoud, Financieel of Overig. |
| Berichten | Aantal berichten in het ticket. |
| Aangemaakt / Laatste activiteit | Relatieve tijd; de lijst sorteert standaard op laatste activiteit. |
Filter op Status, Prioriteit en Categorie om bijvoorbeeld alle open onderhoudsmeldingen te zien. Per rij: Bekijken, en voor beheerders Sluiten of Heropenen.
Een ticket aanmaken
- Klik rechtsboven op Nieuw.
- Vul de velden in en klik op Aanmaken. Het ticket krijgt de status Open.
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Onderwerp | Ja | Korte samenvatting (max. 255 tekens), bijvoorbeeld "Lift defect blok B". |
| Bestemmeling | Nee | Alleen voor beheerders. Kies een eigenaar of RVME-lid van het gebouw; die persoon krijgt een e-mail. Laat leeg voor een algemeen ticket zonder e-mail. |
| Categorie | Nee | Algemeen, Onderhoud, Financieel of Overig. |
| Prioriteit | Nee | Alleen voor beheerders; standaard Normaal. Tickets van eigenaars krijgen automatisch Normaal. |
| Bericht | Ja | De eigenlijke vraag of melding, met opmaak (vet, links, opsommingen, tussentitels). Dit wordt het eerste bericht van het ticket. |
Let op: een ticket dat je als syndicus aan een eigenaar richt, komt bij die eigenaar per e-mail aan, maar verschijnt niet in zijn ticketlijst in het portaal. Verwacht je een antwoord in SyndiFlow, vraag de eigenaar dan om zelf een ticket te openen. Gebruik tickets met bestemmeling vooral als eenmalig bericht.
Statussen en prioriteiten
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Open (oranje) | Nieuw, of de eigenaar heeft als laatste geantwoord: actie voor de syndicus. |
| Beantwoord (groen) | De syndicus heeft als laatste geantwoord: de bal ligt bij de eigenaar. |
| Gesloten (grijs) | Afgehandeld. Er kan niet meer geantwoord worden tot een beheerder het ticket heropent. |
De status wisselt automatisch: een antwoord van de syndicus zet het ticket op Beantwoord, een antwoord van de eigenaar zet het terug op Open. Een interne notitie verandert de status niet.
| Prioriteit | Kleur |
|---|---|
| Laag | grijs |
| Normaal | blauw |
| Hoog | oranje |
| Dringend | rood |
Een ticket bekijken en beantwoorden
Klik op Bekijken. Bovenaan staan het nummer, het onderwerp en de badges voor status, prioriteit en categorie, plus wie het ticket aanmaakte en wanneer. Daaronder volgen alle berichten in chronologische volgorde met naam, datum en eventuele bijlagen (klik om ze in een nieuw tabblad te openen).
Onderaan staat het formulier Antwoord plaatsen:
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Bericht | Ja | Je antwoord als gewone tekst. Een leeg bericht geeft de melding Vul een bericht in. |
| Bijlagen | Nee | Eén of meer bestanden, bijvoorbeeld een foto van het defect of een offerte. |
| Interne notitie | Nee | Alleen voor beheerders. Het bericht krijgt een gele achtergrond en het label Interne notitie, en is onzichtbaar voor eigenaars. Handig voor "Offerte opgevraagd bij firma X". |
Na het versturen zie je Antwoord verstuurd. Bij een gesloten ticket staat in plaats van het formulier: "Dit ticket is gesloten. Een beheerder kan het ticket heropenen om het gesprek voort te zetten."
Tip: bijlagen kennen geen groottebeperking, maar hou ze redelijk (foto's verkleinen) zodat de pagina snel laadt voor iedereen.
Sluiten en heropenen
Alleen beheerders kunnen dit, vanuit de lijst:
- Sluiten (met bevestiging): status Gesloten, met datum en wie het sloot. Melding Ticket gesloten.
- Heropenen (met bevestiging): status terug Open. Melding Ticket heropend.
Eigenaars kunnen een ticket niet zelf sluiten; laat hen in een antwoord weten dat het opgelost is en sluit het dan.
Welke e-mails vertrekken
| Gebeurtenis | Wie krijgt een e-mail | Onderwerp |
|---|---|---|
| Eigenaar of RVME-lid opent een ticket | Alle beheerders van het gebouw | Nieuw ticket #nummer: onderwerp |
| Syndicus opent een ticket met bestemmeling | Die ene bestemmeling | Nieuw bericht van de syndicus: onderwerp |
| Syndicus antwoordt (niet intern) | De aanmaker van het ticket | Nieuw bericht in ticket #nummer: onderwerp |
| Eigenaar antwoordt | Alle beheerders van het gebouw | Nieuw bericht in ticket #nummer: onderwerp |
| Interne notitie, sluiten, heropenen | Niemand | – |
Elke mail bevat een citaat van maximaal 200 tekens en de knop Bekijk ticket. De mails passeren via de e-mail wachtrij, waar de platformbeheerder de verzending kan opvolgen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een ticket verwijderen? Niet vanuit de lijst. Sluit het ticket; zo blijft de historiek bewaard.
Ziet een eigenaar de tickets van andere eigenaars? Nee, alleen zijn eigen tickets. Voor berichten aan iedereen gebruik je Mededelingen.