VotaFlow: stemmingen op de algemene vergadering
VotaFlow is een externe stemtool voor algemene vergaderingen. Vanuit SyndiFlow maak je in enkele klikken een stemming aan in VotaFlow, met alle mede-eigenaars van het gebouw als stemmers en hun quotiteit als stemgewicht. Daarna beheer je vanuit dezelfde pagina de synchronisatie, de activatie, de uitnodigingen en het afsluiten. De vragen zelf en de resultaten beheer je in VotaFlow.
Waar vind je het
Menu Integraties › Stemmingen. De pagina heet VotaFlow Stemmingen en werkt op het gebouw dat bovenaan de zijbalk geselecteerd is. De koppeling is bedoeld voor de syndicus.
Let op: in de huidige versie is het menu-item zichtbaar voor elke gebruiker van het gebouw, ook eigenaars en RVME-leden, en zijn de knoppen niet afgeschermd per rol. Spreek intern af dat alleen de syndicus deze pagina gebruikt.
Voorwaarden
- De koppeling met VotaFlow wordt platformbreed geconfigureerd door Fades Management. Zie je de waarschuwing VotaFlow niet geconfigureerd, neem dan contact op; je kunt dit niet zelf instellen.
- Alleen actieve eigenaars met een e-mailadres worden als stemmer overgedragen. Bovenaan de pagina staat "n eigenaars beschikbaar voor synchronisatie" en, in het rood, hoeveel eigenaars geen e-mailadres hebben. Vul die eerst aan onder Gebouw › Eigenaars.
- De quotiteiten van de kavels moeten kloppen (som 10.000), want ze worden het stemgewicht. Zie Kavels.
Het overzicht
De tabel toont alle stemmingen van dit gebouw in VotaFlow:
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Titel | Met een link ↗ naar de stempagina zodra die bestaat. |
| Status | Concept, Gepubliceerd, Actief, Afgesloten of Gearchiveerd. |
| Modus | 📝 Async (ieder stemt op eigen tempo), 🎤 Live (presentator-gestuurd) of 🎯 Quiz. |
| Stemmers | Aantal gekoppelde stemmers. |
| Aangemaakt | Datum van aanmaak. |
| Acties | De knoppen hieronder. |
Zonder stemmingen staat er Nog geen stemmingen aangemaakt voor dit gebouw. Met de vernieuwknop haal je de laatste stand uit VotaFlow op.
Een nieuwe stemming aanmaken
- Klik op + Nieuwe stemming.
- Vul het formulier in.
- Klik op 🚀 Aanmaken & eigenaars synchroniseren.
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Titel | Ja | Bijvoorbeeld "Algemene Vergadering 2026". Zonder titel: melding Titel is verplicht. |
| Modus | – | Asynchroon (ieder op eigen tempo) of Live (presentator-gestuurd). |
| Beschrijving | Nee | Toelichting voor de stemmers. |
| Gewogen stemming | – | Standaard aan: de quotiteit van elke eigenaar telt als gewicht. |
| Quorum vereist | – | Standaard aan: VotaFlow controleert of minstens 50 % van de aandelen vertegenwoordigd is. |
| Tweede oproeping | – | Standaard uit. Aan: geen minimumaanwezigheid vereist, zoals bij een tweede bijeenroeping. |
| Standaard agendapunten | – | Standaard aan: de stemming krijgt meteen de klassieke agenda van een jaarlijkse AV. |
SyndiFlow maakt de stemming aan, draagt de eigenaars over en meldt Stemming aangemaakt in VotaFlow met het aantal toegevoegde en bijgewerkte stemmers.
De standaard agendapunten
Met Standaard agendapunten aan krijgt de stemming 21 punten volgens het gangbare AV-model: benoeming van voorzitter, secretaris en stemopnemer(s); (her)benoeming van de rekeningcommissaris; oprichting, verkiezing en mandaat van de raad van mede-eigendom; goedkeuring van de boekhouding van het vorige werkjaar; werkkapitaal en budget; permanent werkkapitaal; aanleg en bedrag van het verplichte reservefonds; kwijting aan rekeningcommissaris, syndicus (beheer en boekhouding) en raad van mede-eigendom; benoeming van de syndicus; reglement van interne orde en de vaste AV-periode; vragen en voorstellen van mede-eigenaars; en de toelating aan de syndicus om beslissingen meteen uit te voeren.
Let op: meerkeuzevragen zoals de benoeming van de voorzitter bevatten plaatshouders ("Kandidaat 1 (in te vullen)"). Vul die aan in het VotaFlow-beheerpaneel vóór je de stemming activeert. Eigen vragen toevoegen doe je ook daar.
Hoe quotiteit stemgewicht wordt
Het gewicht van een eigenaar is de som van de quotiteiten van zijn huidige kavels, gedeeld door 100. Een eigenaar met 1500/10.000 krijgt dus gewicht 15,00. Het totaal van het gebouw is 100. Een eigenaar met meerdere kavels wordt één stemmer met het samengetelde gewicht.
Acties per stemming
| Knop | Wanneer | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| 🔄 Sync | Altijd | Werkt bestaande stemmers bij (naam, gewicht) en voegt nieuwe eigenaars toe. Eigenaars die al gestemd hebben, worden niet gewijzigd. Melding met toegevoegd/bijgewerkt/overgeslagen. |
| ▶️ Activeer | Status Concept | Zet de stemming open. Eigenaars kunnen stemmen via hun persoonlijke link. |
| ✉️ Uitnodigen | Status Actief of Gepubliceerd | VotaFlow stuurt elke stemmer een uitnodigingsmail met zijn persoonlijke link. Melding met het aantal verzonden mails. |
| 🔒 Sluit | Status Actief | Sluit de stemming af; stemmen is niet meer mogelijk. |
| 🗑️ Ontkoppel | Altijd | Verwijdert de SyndiFlow-eigenaars uit de stemming. Wie al gestemd heeft, blijft behouden. |
Elke actie vraagt een bevestiging. Het resultaat van de laatste synchronisatie zie je in het blok ✅ Laatste synchronisatie resultaat.
Aanbevolen werkwijze
- Controleer eigenaars (e-mailadressen) en quotiteiten.
- Maak de stemming aan met de standaard agendapunten.
- Vul in VotaFlow de kandidaten en eventuele extra vragen in.
- Wijzigde er intussen een eigenaar? Klik op 🔄 Sync.
- ▶️ Activeer en daarna ✉️ Uitnodigen.
- Na de vergadering: 🔒 Sluit.
Veelgestelde vragen
Waar zie ik de resultaten? In VotaFlow. SyndiFlow haalt geen resultaten, notulen of agendapunten terug en slaat lokaal niets over de stemming op.
Kan ik het quorum aanpassen? Nee, het staat vast op 50 % van de aandelen. Voor een tweede bijeenroeping vink je Tweede oproeping aan.
Wat als een eigenaar geen e-mailadres heeft? Die wordt overgeslagen. Vul het adres aan op de eigenaarsfiche en klik op 🔄 Sync.
Ik krijg "VotaFlow verbinding mislukt". De koppeling of de VotaFlow-dienst is tijdelijk niet bereikbaar. Probeer later opnieuw of contacteer Fades Management.