Goedkeuren en uitbetalen (SEPA)
Na het aanmaken van een verdeling volgt de uitbetaling aan de eigenaars. SyndiFlow maakt daarvoor een SEPA-betaalbestand (PAIN.001) dat je in het zakelijk bankplatform van de VME oplaadt. Dit artikel beschrijft de statusflow, de voorwaarden, de actie SEPA bestand en hoe je de betaalstatus per lijn opvolgt.
Waar vind je het
Menu Gebouw › Verdelingen. De status wijzigen kan alleen de Super Admin (via Bewerken). De acties SEPA bestand en Maandrapport zijn beschikbaar voor Super Admin en Syndicus, in de lijst én bovenaan het detailscherm.
De statusflow
| Status | Wanneer |
|---|---|
| Concept | De verdeling is aangemaakt en de lijnen worden ingevoerd of gecontroleerd. |
| Goedgekeurd | De bedragen zijn gecontroleerd; het SEPA-bestand kan gemaakt worden. |
| In uitvoering | Het bestand is bij de bank ingediend; de betalingen lopen. |
| Voltooid | Alle eigenaars zijn betaald. |
| Fout | Er ging iets mis bij de bank; handmatig na te kijken. |
Er is geen aparte goedkeurknop. Goedkeuren doe je als volgt:
- Open de verdeling en controleer de lijnen (som van de bruto bedragen = totale huur).
- Klik op Bewerken.
- Zet Status op Goedgekeurd en sla op.
Let op: het veld Goedgekeurd op wordt in deze versie niet automatisch ingevuld; het detailscherm toont "Nog niet goedgekeurd". De statusbadge is bepalend. Noteer eventueel de goedkeuringsdatum in Notities.
Voorwaarden voor een SEPA-bestand
De actie SEPA bestand verschijnt alleen als:
- de status Goedgekeurd of Voltooid is;
- het gebouw een IBAN heeft in het gebouwprofiel.
Bij het genereren controleert SyndiFlow bovendien:
| Voorwaarde | Foutmelding als ze niet voldaan is |
|---|---|
| IBAN van het gebouw ingevuld | "Het gebouw heeft geen bankgegevens geconfigureerd. Ga naar Gebouw instellingen om IBAN en rekeninghouder in te stellen." |
| Rekeninghouder van het gebouw ingevuld | "De rekeninghouder van het gebouw is niet ingesteld. Ga naar Gebouw instellingen om dit in te vullen." |
| Minstens één betaalbare lijn | "Geen geldige betalingslijnen gevonden. Controleer of eigenaars een IBAN hebben en of er lijnen met status "In afwachting" zijn." |
Een lijn is betaalbaar als de betaalstatus In afwachting of In wachtrij is, de eigenaar een geldig IBAN heeft en het netto bedrag groter is dan nul. De BIC van het gebouw is optioneel; die van de eigenaars wordt niet gebruikt.
Tip: controleer vóór de eerste uitbetaling bij Eigenaars of iedereen een IBAN heeft. Een eigenaar zonder of met een ongeldig IBAN wordt overgeslagen, zonder dat de verdeling blokkeert.
Het SEPA-bestand genereren
- Klik op SEPA bestand bij de verdeling.
- Lees de bevestigingsmodal SEPA PAIN.001 betaalbestand genereren. Ze toont "Er worden {n} betalingen gegenereerd voor een totaal van EUR {bedrag}." en, onder Waarschuwingen, eventueel:
- "Eigenaars zonder IBAN (worden overgeslagen): …"
- "Eigenaars met ongeldig IBAN (worden overgeslagen): …"
- "{n} lijn(en) met netto bedrag van 0 worden overgeslagen."
- "Let op: er is al eerder een SEPA bestand gegenereerd op dd/mm/jjjj uu:mm."
- Klik op Genereren en downloaden.
SyndiFlow downloadt een XML-bestand met de naam PAIN001_{gebouw}_{jaar-maand}.xml, zet de opgenomen lijnen op In wachtrij en toont de melding "SEPA bestand gegenereerd — {n} betalingen voor EUR {bedrag}". In het detailscherm verschijnt de sectie SEPA Betaalbestand met datum en bestandsnaam.
Wat staat er in het bestand?
Eén batch overschrijvingen vanaf de rekening van de VME (rekeninghouder en IBAN uit het gebouwprofiel) naar elke eigenaar, met als uitvoeringsdatum de dag van generatie en als mededeling "SyndiFlow verdeling {periode} - {gebouw} - Kavel {nr}". Elke betaling heeft een unieke referentie op basis van de verdeling en de eigenaar.
Het bestand opladen bij de bank
- Log in op het zakelijk bankplatform van de VME (KBC, Belfius, BNP Paribas Fortis, ING, …).
- Zoek de functie betaalbestand importeren (soms "SEPA-overschrijvingen opladen", "PAIN.001" of "XML-bestand").
- Laad het bestand op en vergelijk het aantal betalingen en het totaalbedrag met de melding uit SyndiFlow.
- Onderteken de batch volgens de procedure van de bank.
- Zet in SyndiFlow de status van de verdeling op In uitvoering.
Betaalstatus per lijn opvolgen
| Betaalstatus | Kleur | Betekenis |
|---|---|---|
| In afwachting | grijs | Nog niet in een SEPA-bestand opgenomen. |
| In wachtrij | blauw | Opgenomen in een gegenereerd bestand. |
| Verzonden | amber | Batch bij de bank ondertekend. |
| Bevestigd | groen | Betaling uitgevoerd. |
| Mislukt | rood | Betaling geweigerd of teruggestort. |
Alleen de overgang van In afwachting naar In wachtrij gebeurt automatisch. De overige statussen en het veld Betaald op vult de Super Admin handmatig in via de relatiebeheerder Verdelingslijnen op het detailscherm, zodra de bank de uitvoering bevestigt. Zet daarna de verdeling op Voltooid. Eigenaars zien deze status terug onder Mijn betalingen.
Risico op dubbel genereren
Je kunt de actie SEPA bestand meermaals uitvoeren. Een tweede bestand bevat opnieuw alle lijnen met status In afwachting én In wachtrij.
Let op: heb je het eerste bestand al bij de bank ingediend, dan leidt een tweede bestand tot dubbele betalingen. Genereer alleen opnieuw als het vorige bestand niet werd opgeladen, of nadat je de al betaalde lijnen op Verzonden of Bevestigd hebt gezet. De modal waarschuwt met de datum van de vorige generatie.
Actie "Maandrapport"
Naast SEPA bestand staat de actie Maandrapport. Die downloadt Maandrapport_JJJJ-MM.pdf met ontvangen huur, ingehouden onderhoudsprovisie, werkelijke onderhoudskosten en het verschil, de verdelingslijnen en de onderhoudsfacturen van die maand. Handig als bijlage bij een mededeling aan de eigenaars. Hetzelfde rapport staat op de pagina Rapportage, waar het vanaf het Pro-plan beschikbaar is.