Hoe werkt de huurpoule-verdeling?
Een huurpoule betekent dat één huurder of instantie (bijvoorbeeld Fedasil) elke maand één bedrag betaalt voor het hele gebouw. SyndiFlow splitst dat bedrag in naakte huur en onderhoudsprovisie, verdeelt de huur over de mede-eigenaars volgens hun aandeel, trekt de onderhoudskosten af en berekent per eigenaar het netto bedrag dat uitbetaald wordt. Dit artikel legt het principe uit met een rekenvoorbeeld.
Waar vind je het
Menu Gebouw › Verdelingen. Syndicus, RVME en eigenaars kunnen verdelingen bekijken; eigenaars zien alleen de lijnen van hun eigen kavels. Aanmaken en bewerken is voorbehouden aan de platformbeheerder (Super Admin).
De keten in vijf stappen
- Contract. Het actieve contract van het gebouw bepaalt de maandhuur (naakte huur) en de onderhoudsprovisie. Bij een indexatie worden de nieuwe bedragen gebruikt vanaf het jaar van de indexatie. Zie Contracten.
- Ontvangen betaling. De storting van de huurder wordt geregistreerd bij Ontvangen betalingen en gekoppeld aan een maand en jaar.
- Onderhoudskosten. De onderhoudsfacturen van die maand worden via kostenplaatsen over de kavels verdeeld.
- Verdeling. Per eigenaar wordt een verdelingslijn gemaakt: bruto aandeel, kostenaftrek en netto.
- Uitbetaling. Na goedkeuring maak je een SEPA-betaalbestand dat je bij de bank oplaadt. Zie Goedkeuren en uitbetalen.
Stap 1 — De maandhuur en de onderhoudsprovisie
Het bedrag dat de huurder stort, bestaat uit twee delen:
- Totale huur — de naakte huur die onder de eigenaars verdeeld wordt.
- Totaal onderhoud (de provisie) — gaat naar de onderhoudspot die de syndicus beheert. In de verdeling heet dit het bedrag Syndicus.
Het verschil tussen provisie en werkelijke kosten zie je in het Maandrapport; het wordt jaarlijks afgerekend.
Stap 2 — Verdeling op quotiteit
Elk kavel heeft een quotiteit: een aandeel in het gebouw in tienduizendsten (bv. 2.500/10.000 = 25 %). Je stelt die in bij Kavels. De verdeling gebruikt alle actuele eigendommen (eigenaarschappen zonder einddatum). Het bruto aandeel per kavel is:
bruto = totale huur × quotiteit van het kavel ÷ som van alle quotiteiten
Heeft een eigenaar meerdere kavels, dan krijgt hij per kavel een aparte lijn.
Stap 3 — Kostenaftrek
Voor de maand van de verdeling telt SyndiFlow deze kosten mee:
- onderhoudsfacturen met status Goedgekeurd, factuurdatum in die maand en zonder spreiding;
- het maandbedrag van gespreide facturen (zie Overlopende kosten), ongeacht de status van de factuur.
Elke factuur wordt verdeeld volgens haar kostenplaats: op quotiteit, gelijk per kavel, met gewichten, of alleen over gekoppelde kavels. Een factuur die Direct toewijzen aan kavel heeft, gaat voor 100 % naar dat ene kavel. Zonder kostenplaats gebruikt SyndiFlow de standaard kostenplaats van het gebouw.
Let op: een factuur die nog In afwachting staat of al op Betaald, wordt niet als kost verrekend. Zet facturen die je wilt verrekenen op Goedgekeurd vóór je de verdeling maakt.
Stap 4 — Netto bedrag
netto = bruto − toegewezen kosten
Het netto bedrag kan negatief zijn als de kosten hoger uitvallen dan het bruto aandeel. Zo'n lijn wordt niet opgenomen in het SEPA-bestand.
Rekenvoorbeeld
Residentie Zonnedauw heeft vier kavels. Het contract bepaalt een maandhuur van € 6.000,00 en een onderhoudsprovisie van € 1.000,00. De huurder stort dus € 7.000,00.
| Kavel | Eigenaar | Quotiteit | Bruto aandeel |
|---|---|---|---|
| A | Peeters | 3.500/10.000 | € 6.000 × 0,35 = € 2.100,00 |
| B | De Smet | 2.500/10.000 | € 6.000 × 0,25 = € 1.500,00 |
| C | Janssens | 2.000/10.000 | € 6.000 × 0,20 = € 1.200,00 |
| D | Willems | 2.000/10.000 | € 6.000 × 0,20 = € 1.200,00 |
| Totaal | 10.000 | € 6.000,00 |
In dezelfde maand staan drie goedgekeurde facturen:
| Factuur | Bedrag | Kostenplaats | Verdeling |
|---|---|---|---|
| Schoonmaak | € 400,00 | Gemeenschappelijke kosten (quotiteit) | A € 140, B € 100, C € 80, D € 80 |
| Liftonderhoud | € 300,00 | Lift & toegang (alleen gekoppelde kavels A, B, C) | A € 100, B € 100, C € 100 |
| Herstelling kraan | € 150,00 | Direct toewijzen aan kavel D | D € 150 |
Resultaat per lijn:
| Kavel | Bruto | Kosten | Netto |
|---|---|---|---|
| A | € 2.100,00 | € 240,00 | € 1.860,00 |
| B | € 1.500,00 | € 200,00 | € 1.300,00 |
| C | € 1.200,00 | € 180,00 | € 1.020,00 |
| D | € 1.200,00 | € 230,00 | € 970,00 |
| Totaal | € 6.000,00 | € 850,00 | € 5.150,00 |
De vier eigenaars ontvangen samen € 5.150,00 via SEPA. De provisie van € 1.000,00 blijft in de onderhoudspot; de werkelijke kosten bedroegen deze maand € 850,00.
Afronding
SyndiFlow rekent in hele centen en kapt tussenresultaten af. Als de som van de bruto bedragen daardoor een paar cent lager is dan de totale huur, gaat het verschil naar de eigenaar met de grootste quotiteit. Voorbeeld: drie kavels met 3.333, 3.333 en 3.334 tienduizendsten en een huur van € 1.000,01 geven € 333,30 + € 333,30 + € 333,40 = € 1.000,00; de ontbrekende cent gaat naar het kavel met 3.334, dat € 333,41 krijgt. Hetzelfde principe geldt bij kostenverdeling op quotiteit.
En de boekhouding?
Bij een automatisch berekende verdeling boekt SyndiFlow journaalposten op het rekeningschema: de totale huur op 400 Huurinkomsten, de kosten per lijn op 600 Onderhoudskosten tegenover 210 Eigenaars tegoed, en de netto uitkering vanaf 100 Bank. Die boekingen zie je terug in het grootboek en het eigenaarsoverzicht.
Let op: in versie 1.1.0 hangt de automatische berekening nog niet aan een knop in het scherm. Verdelingen worden nu handmatig ingevoerd door de platformbeheerder (zie Een verdeling aanmaken). Handmatig ingevoerde verdelingen maken geen journaalposten aan.
Veelgestelde vragen
Waarom staat er "Kosten" op mijn lijn terwijl er geen factuur voor mijn kavel is? Gemeenschappelijke kosten worden over alle kavels verdeeld op quotiteit, ook als de factuur niets met jouw kavel te maken heeft.
Mijn quotiteit is gewijzigd. Vanaf wanneer telt dat? Vanaf de eerstvolgende verdeling die na de wijziging wordt aangemaakt. Bestaande verdelingen veranderen niet.