Onderhoudsfacturen
Onder Onderhoudsfacturen registreer je de facturen van leveranciers die uit de onderhoudspot van het gebouw betaald worden: elektriciteit, brandveiligheid, liften, schoonmaak, herstellingen enzovoort. Elke factuur krijgt een categorie, een status, een PDF-bijlage en een kostenplaats of een rechtstreekse toewijzing aan één kavel. Zo weet SyndiFlow hoe de kost over de eigenaars verdeeld moet worden.
Waar vind je het
Menu Financieel › Onderhoudsfacturen. Super Admin en Syndicus kunnen facturen aanmaken, bewerken en verwijderen. RVME en eigenaars zien dit menu-item niet; eigenaars zien de facturen van een maand wel in het kostendetail van een verdeling.
Het overzicht
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Leverancier | Naam van de leverancier (zoekbaar). |
| Datum | Factuurdatum. |
| Bedrag | Factuurbedrag in euro. |
| Categorie | Soort kost (zie hieronder). |
| Status | In afwachting, Goedgekeurd of Betaald. |
De lijst is gesorteerd op datum, meest recente eerst. Filter op Categorie of Status. Bovenaan staan de knoppen Exporteren (CSV of Excel met Leverancier, Omschrijving, Bedrag, Datum, Categorie en Status) en Aanmaken.
Een factuur aanmaken
- Klik op Aanmaken.
- Vul leverancier, omschrijving, bedrag, datum en categorie in.
- Laad de factuur op als PDF bij Document.
- Kies in de sectie Kostenverdeling een kostenplaats, of wijs de factuur rechtstreeks toe aan één kavel.
- Wil je de kost spreiden over meerdere maanden, zet dan Spreid over periode aan (zie Overlopende kosten).
- Klik op Aanmaken.
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Leverancier | ja | Naam van de leverancier. |
| Omschrijving | nee | Wat er gefactureerd werd. Verschijnt in het kostendetail en de rapporten. |
| Bedrag (centen) | ja | Factuurbedrag in centen: € 123,45 typ je als 12345. |
| Datum | ja | Factuurdatum. Bepaalt in welke maand de kost verrekend wordt. |
| Categorie | ja | Elektriciteit, Brandveiligheid, Gas, Verwarming, HVAC, Liften, Water, Buitenzijde, Generator, Certificaten, Ongediertebestrijding, Toegangscontrole, Keuken of Overige. |
| Document | nee | De factuur als PDF (alleen PDF wordt aanvaard). |
| Status | ja | Standaard In afwachting. |
| Notities | nee | Interne opmerkingen. |
| Kostenplaats | nee | Bepaalt de verdeelsleutel. Verdwijnt zodra je een kavel kiest. |
| Direct toewijzen aan kavel | nee | De volledige factuur gaat naar dit ene kavel, bv. een herstelling in één appartement. |
| Spreid over periode | nee | Schakelaar voor overlopende kosten, met Startdatum spreiding en Einddatum spreiding (verplicht als de schakelaar aanstaat; einddatum op of na startdatum). |
Tip: kies je geen kostenplaats en geen kavel, dan gebruikt SyndiFlow de standaard kostenplaats van het gebouw (verdeling op quotiteit). Zie Kostenplaatsen.
Statussen
| Status | Kleur | Betekenis |
|---|---|---|
| In afwachting | grijs | Ontvangen, nog te controleren. |
| Goedgekeurd | amber | Gecontroleerd en klaar om verrekend te worden. |
| Betaald | groen | Aan de leverancier betaald. |
De status wijzig je via het veld Status in het bewerkformulier; er is geen aparte goedkeurknop.
Wanneer telt een factuur mee in de verdeling?
Een factuur wordt in de huurverdeling en in de budgetopvolging van een maand meegerekend als:
- ze niet gespreid is, de factuurdatum in die maand valt én de status Goedgekeurd is; of
- ze gespreid is: dan telt elke maand het maandbedrag mee, ongeacht de status van de factuur.
Let op: een factuur met status In afwachting of Betaald wordt niet als kost verrekend. Zet facturen op Goedgekeurd en laat ze zo staan tot de verdeling van die maand gemaakt is. Zet ze pas daarna op Betaald.
De verdeling over de kavels gebeurt via de kostenplaats. Bij Direct toewijzen aan kavel gaat 100 % naar dat kavel. Meer uitleg en een rekenvoorbeeld vind je in Hoe werkt de huurpoule-verdeling?.
Bewerken, verwijderen en exporteren
- Bewerken: via de rij-actie. Wijzig je het bedrag of de spreidingsdatums van een gespreide factuur, dan wordt het spreidingsschema volledig opnieuw berekend.
- Verwijderen: knop op de bewerkpagina of bulkactie in de lijst.
- Exporteren: de export loopt op de achtergrond; je krijgt de melding "De export van onderhoudsfacturen is voltooid" met het aantal rijen.
Alle wijzigingen worden bijgehouden in het audit log.
Waar zie je de facturen terug?
- In het Kostendetail — onderhoudsfacturen van elke verdeling.
- In het dashboard-widget Onderhoud: budget vs. werkelijk, met een staaf per categorie en de maandelijkse provisie als budgetlijn.
- In het Maandrapport en het PDF Jaaroverzicht onder Rapportage.
Let op: onderhoudsfacturen maken geen journaalposten in het grootboek. De kosten komen pas in de boekhouding via de kostentoewijzing in een automatisch berekende verdeling.