E-mail wachtrij en verzonden mails
Alle e-mails die SyndiFlow verstuurt, passeren via één wachtrij. Daardoor zie je van elke mail de status, het aantal pogingen, een eventuele foutmelding en de volledige inhoud zoals de ontvanger ze kreeg. Loopt een verzending mis, dan probeert het systeem automatisch opnieuw; lukt het uiteindelijk niet, dan kun je de mail hier handmatig opnieuw versturen.
Waar vind je het
Menu Instellingen › E-mail wachtrij. Alleen de Super Admin ziet deze pagina. De lijst toont de mails van het gebouw dat bovenaan de zijbalk geselecteerd is en ververst zichzelf elke tien seconden.
Welke e-mails SyndiFlow verstuurt
| Gebeurtenis | Ontvanger | Onderwerp |
|---|---|---|
| Gebruiker klikt op Wachtwoord vergeten? op de loginpagina | De gebruiker | Wachtwoord reset — SyndiFlow |
| Beheerder kiest Wachtwoord reset bij een gebruiker | Die gebruiker | Wachtwoord reset — SyndiFlow |
| Eigenaars uitnodigen voor het portaal (bulkactie bij Eigenaars) | Elke uitgenodigde eigenaar met e-mailadres | Uitnodiging SyndiFlow |
| Eigenaar opent een ticket | Alle beheerders van het gebouw | Nieuw ticket #nummer: onderwerp |
| Syndicus opent een ticket met bestemmeling | De bestemmeling | Nieuw bericht van de syndicus: onderwerp |
| Antwoord in een ticket | De aanmaker of de beheerders | Nieuw bericht in ticket #nummer: onderwerp |
| Platformfactuur verzenden | De eerste gebruiker van het gebouw | Factuur FADES-jaar-nnn - SyndiFlow |
| Contactformulier op de website | Fades Management | Nieuw contactformulier: naam |
Meer over de ticketmails in Tickets en over facturen in Abonnement, betaalmethode en facturen.
Let op: in de kolom Template bestaan ook de labels Betaling ontvangen, Verdeling aangemaakt, Verdeling goedgekeurd en Uitbetaling eigenaar. In de huidige versie verstuurt SyndiFlow bij betalingen, verdelingen of uitbetalingen echter nog geen e-mails; die labels zul je dus niet in de lijst tegenkomen. Mededelingen sturen evenmin een mail.
De lijst
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Status | Zie de tabel hieronder. |
| Ontvanger | E-mailadres, met de naam eronder. Doorzoekbaar. |
| Onderwerp | Doorzoekbaar, afgekapt op 50 tekens. |
| Template | Het soort mail (bv. Uitnodiging, Wachtwoord reset). |
| Pogingen | Aantal verzendpogingen ten opzichte van het maximum, bv. 2/3. |
| In wachtrij / Verstuurd | Wanneer de mail in de wachtrij kwam en wanneer ze effectief vertrok. |
| Foutmelding | Standaard verborgen; de laatste fout in het rood. |
| Aangemaakt door | Standaard verborgen; de gebruiker die de mail veroorzaakte, of Systeem. |
Gebruik de filter Status om snel alle mislukte mails te zien.
Statussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| In wachtrij (grijs) | Aangemaakt, wacht op verzending. |
| Wordt verstuurd (blauw) | Wordt op dit moment verzonden. |
| Verstuurd (groen) | Succesvol afgeleverd bij de mailserver. |
| Opnieuw proberen (oranje) | Een poging mislukte; een volgende poging is ingepland. |
| Mislukt (rood) | Alle pogingen mislukten. Handmatige actie nodig. |
Na een mislukte poging wacht het systeem 30 seconden, daarna 2 minuten, daarna 8 minuten. Standaard zijn er drie pogingen.
Een mail bekijken
Klik op Bekijken. Je ziet de sectie E-mail details (status, ontvanger, onderwerp, template, pogingen, tijdstippen, volgende poging, foutmelding, aangemaakt door) en daaronder HTML Voorbeeld: de mail precies zoals de ontvanger ze ziet. Handig om te controleren of een uitnodiging of factuur er goed uitzag, of om een klacht "ik heb niets ontvangen" na te kijken.
Opnieuw versturen
- Zoek de mail met status Mislukt of Opnieuw proberen.
- Klik op Opnieuw versturen en bevestig. De mail gaat terug in de wachtrij met de melding E-mail opnieuw in wachtrij.
Dezelfde knop staat bovenaan de detailpagina. De actie is alleen beschikbaar zolang het maximum aantal pogingen niet bereikt is.
Met de bulkactie Alles opnieuw versturen zet je in één keer alle mislukte mails met resterende pogingen terug in de wachtrij. Je krijgt een melding met het aantal.
Let op: Alles opnieuw versturen negeert je selectie en herstuurt alle mislukte mails van het gebouw, niet alleen de aangevinkte rijen.
Veelvoorkomende oorzaken van fouten
| Wat je ziet | Waarschijnlijke oorzaak | Wat je doet |
|---|---|---|
| Mails blijven op In wachtrij staan | De achtergrondverwerking op de server draait niet. | Contacteer Fades Management; niets in SyndiFlow zelf is fout. |
| Mislukt met een foutmelding over authenticatie of verbinding | De mailserverinstellingen (SMTP) zijn fout of verlopen. | Instellingen laten nakijken, daarna Alles opnieuw versturen. |
| Mislukt met een melding over limieten of "too many" | De mailprovider begrenst het aantal mails per uur. | Wacht en verstuur later opnieuw; het systeem spreidt de pogingen al automatisch. |
| Mislukt met een melding over het adres | Het e-mailadres van de ontvanger is ongeldig. | Verbeter het adres op de eigenaarsfiche of de gebruiker en verstuur de actie opnieuw (bv. opnieuw uitnodigen). |
| Een mail ontbreekt in de lijst | Mails die buiten een gebouw ontstaan (wachtwoordreset vanaf de loginpagina, contactformulier) zijn aan geen gebouw gekoppeld en verschijnen in geen enkele wachtrij. | Vraag de gebruiker om de spammap te controleren of de reset opnieuw aan te vragen. |
Tip: de inhoud van een mail wordt vastgelegd op het moment dat ze in de wachtrij komt. Pas je daarna een gegeven aan (bv. een naam), dan verandert de reeds gemaakte mail niet; voer de actie opnieuw uit om een nieuwe mail te maken.